Check with seller Phó Phòng Vận Hành

Mô tả công việc I. Mục đích công việc/Purpose : - Chịu trách nhiệm hỗ trợ Trưởng phòng vận hành trong công tác kiểm tra công tác vận hành tại các dự án, chăm sóc khách hàng, kết nối đội ngũ nhân sự công ty, training nhân sự nâng cao chất lượng dịch vụ và set up dự án./ Responsible for supporting OM in liaising with Clients (Investor/BOC), coordinating and connecting company personnel to improve Quality of service. - Phối hợp cập nhật các quy trình quản lý, cải thiện dịch vụ cũng như tương tác với nhân sự dự án, phổ biến các quy định công ty./ Coordinating in updating the SOPs, improving the services as well as briefing site staff on company’s policy and hand book. II. Trách nhiệm & nhiệm vụ chính/ Main Roles & Responsibilities: 1. Set up dự án mới/ Set up new projects: - Tham gia phỏng vấn nhân viên mới./ Interviewing new manpower. - Hỗ trợ nhận bàn giao dự án mới./ Supporting in taking over/handing over projects. - Lên kế hoạch triển khai dự án./ Planning the implementing projects after taking over. - Hỗ trợ thiết lập và tổ chức triển khai kế hoạch vận hành của phòng vận hành/ Develop and implement the business plans of the company. 2. Kiểm tra chất lượng nhân viên dự án và dịch vụ/To check and evaluate the quality of work on site: - Rà soát lại tất cả các mẫu forms, checklists, việc ứng dụng các mẫu forms, thông báo đúng form mẫu, quy định công ty./ To review all forms, checklists using as per company forms & notifications format and regulations. - Kiểm tra việc lưu trữ hồ sơ, đóng file lưu và phân loại hồ sơ, dán nhãn hồ sơ (kế toán, admin, các thông báo,…)./ Check the filing, labeling and proper recording (accounting, admin, notifications). - Kiểm tra các biển báo tại dự án, bổ sung nếu cần thiết. / Check all signage, replace if necessary. - Kiểm tra kế hoạch công việc của Trưởng Ban, BQL, Phòng kỹ thuật. / To check workplans of Managing Board, CM, Technical Dep. - Kiểm tra các sổ ghi chép các phản hồi của cư dân. / Check the handbook, diary book of residents’ feedback. - Hỗ trợ, giám sát và đề xuất cải thiện công tác quản lý vận hành tại các dự án / To assist, supervise and provide operations support. - Phối hợp chỉ đạo công tác quản lý, vận hành, an ninh, an toàn của tòa nhà. Đảm bảo tòa nhà luôn có bảo vệ trực liên tục 24/24, theo tiêu chuẩn tác phong chuyên nghiệp/ Mornitoring the operations, security of the building to ensure the security guards on 24/24 hours working shift. - Giám sát và đánh giá nhân viên; kiểm tra sự hiện diện, đồng phục, tác phong, thái độ làm việc của nhân viên/ Mornitoring and evaluating on staff in attendant, uniforms, working attitude,... - Phối hợp giám sát và kiểm tra hệ thống kỹ thuật tòa nhà luôn hoạt động ổn định. Đảm bảo các trang thiết bị của tòa nhà được bảo trì bảo dưỡng theo đúng kế hoạch./ Montoring and checking on M&E system to make sure in the good condition and periodically maintenance. - Phối hợp giám sát và kiểm tra dịch vụ vệ sinh, dịch vụ cây cảnh của tòa nhà, giữ hình ảnh chuyên nghiệp./ Monitoring the cleaning, landscaping to keep the building in good image. - Giám sát và đánh giá nhân viên cấp dưới./ To monitor and evaluate employees under their authority. - Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu và các công tác liên quan cho HNNCC./ To assist and prepare for AGM, BOC meetings and town hall discussions - Lập các báo cáo công việc cũng như báo cáo hoạt động định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm./ To prepare weekly, monthly, yearly reports, Action plans - Thay thế tạm thời cho Trưởng Ban khi nghỉ phép, nghỉ chế độ theo quy định hoặc trong thời gian dự án khuyết vị trí Trưởng Ban./ To replace CM when there is necessary. 3. Đào tạo nhân viên/ Training: - Trao đổi, phổ biến cho nhân viên về quy định làm việc của công ty, hiệu suất công việc, truyền cảm hứng tích cực cho nhân viên, gắn kết các bạn với nhau./ Communicating and disseminating to employees about the company's working regulations, performance, inspiring employees, connecting with each other. - Chuẩn bị các nội dung đào tạo cho nhân sự mới và cũ định kỳ. Training kỹ năng, nghiệp vụ cho nhân sự dự án./ Prepare training contents for new and old personnel periodically. Training for site personnel. - Test kỹ năng giao tiếp, khả năng trả lời các câu hỏi, kiến thức vận hành của của các nhân viên Lễ Tân, Hành Chính, Phó Ban, Trưởng Ban, Kỹ Sư, Kỹ Thuật./ Test Receptionists, Admin, PEs, CMs, CEs, Technicians on communication skill, answering residents/guests’ enquires, relevant customer service knowledge. - Các công việc được giao khác/ the others. III. Phối hợp, hỗ trợ các công tác phát triển dự án/ To coordinate, support the OD with the following: 1. Mở rộng quan hệ và chăm sóc Khách hàng: - Nắm rõ nhu cầu, mong muốn của Khách hàng để đề xuất các phương án làm việc phù hợp./ To understand the needs and desires of clients to propose further solutions & approaches to handle client’s requirements. - Đại diện công ty làm việc, họp với Khách hàng./ On behalf of RLC to meet and work with clients. - Giao lưu mở rộng mối quan hệ với khách hàng./ To enhance the relationship with clients. - Tư vấn và giải đáp thắc mắc của Khách hàng về dịch vụ công ty./ To advise and answer clients’ enquires about company services. - Chăm sóc Khách hàng cũ và giới thiệu Khách hàng mới./ To serve old clients and introduce new clients. 2. Phát triển dự án : - Tìm kiếm khách hàng tiềm năng./ Looking for new potential clients. - Tham gia thuyết trình hồ sơ năng lực công ty./ Presenting company profile. - Thuyết trình phương án vận hành trước cư dân-BQT-CĐT./To present the Operations and Action plans to residents/BOC/Investor - Phối hợp khảo sát, lập phương án vận hành cho dự án mới./ Coordinating in inspecting the sites, preparing the quotation for new projects. - Tư vấn và cải thiện hồ sơ năng lực, hồ sơ báo giá công ty. / Advising OM on company profile and quotations. - Tham gia các buổi họp với khách hàng./ Attending meetings/discussions with clients. - Liên hệ/làm việc với BQT-CĐT về báo giá. / To liaise/work with BOC/Investor on quotations. - Thương thảo giá và hợp đồng quản lý./ Negotiating with clients on quotations and contracts. IV. Quyền hạn/ Authority: - Đề xuất lên cấp trên về việc tuyển dụng, đề bạt, tăng lương, đào tạo, cách chức, giáng chức, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, thôi việc và phân công trách nhiệm, quyền hạn các thành viên trong Phòng vận hành;/ To propose and appraise for higher levels of recruitment, promotion, salary increase, training, demotion, demotion, transfer, commendation, disciplining, dismissal and assignment of responsibilities and rights of members in the Chamber. Operations department; - Chủ động thực hiện các nhiệm vụ và chức năng theo sự phân công ủy quyền/ Actively perform duties and functions as assigned. - Được quyền từ chối thực hiện những công việc trái với quy định của pháp luật/ To refuse to perform work in contravention of the law. - Đánh giá nhân viên dưới quyền/ Evaluate subordinate. - Đại diện cho Công ty để làm việc với các cơ quan, các cá nhân và tổ chức bên ngoài trong phạm vi công tác của mình (có giấy giới thiệu/ ủy quyền của cấp trên cho từng lần công tác)/ Representing the Company to work with external agencies, individuals and organizations within its scope of work (with a referral / authorization letter for each work); - Được hưởng đầy đủ các chế độ của người lao động theo quy định của Nhà nước./ Be entitled to full benefits of the employees in accordance with the regulations of the State. - Thưởng theo hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty./ Bonus according to the business performance of the company. Quyền lợi được hưởng 1. Tham gia các chương trình đào tạo chuyên nghiệp của công ty bao gồm: Đào tạo hội nhập, đào tạo nâng cao. 2. Có cơ hội phát triển lên các vị trí quản lý tại công ty thông qua chương trình đào tạo quản lý nguồn. 3. Được đi du lịch hàng năm & tham gia đầy đủ các chương trình BHXH, BHYT theo quy định pháp luật. Yêu cầu kỹ năng - Có kiến thức về lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà./ Knowledge in facility management. - Luôn hoà nhã, thân thiện/ Always kind, friendly. - Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và chịu được áp lực công việc cao/ High sense of responsibility in work and ability to work under high pressure. - Khả năng trong các kỹ năng máy tính, tìm kiếm trên internet, Microsoft Office bao gồm Word, Excel và Outlook cũng như các ứng dụng phần mềm cộng đồng./ Competence in personal computer skills, internet search, Microsoft Office including Word, Excel, PowerPoint and Outlook as well as community software applications

Contact seller Share

Comments