20/01/2021

Tìm việc nhanh 24h

Hoàn toàn miễn phí

Mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng

tim viec lam, tim viec lam them, tim viec nhanh va hieu qua

Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh được gọi là “Office administration”. Đây được xem là một trong những bộ phận quan trọng của công ty, đóng vai trò truyền đạt từ ban giám đốc xuống các bộ phận và kết nối các phòng ban lại với nhau.

I. Định nghĩa Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

1. Khái niệm hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

2. Khái niệm Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

II. Công việc của chuyên viên hành chính nhân phòng gồm những gì?

Bạn không biết nhân viên văn phòng sẽ làm những công việc gì thì hãy tham khảo bài viết bên dưới đây bạn nhé!

1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

  • Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến,  giải quyết công việc trong thẩm quyền.
  • Lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty.
  • Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản…
  • Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty.
  • Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.

2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

  • Lập bảng chấm công hàng tháng.
  • Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt.
  • Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.

3. Công tác lễ tân

  • Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng.
  • Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo.
  • Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp trong công ty.
  • Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.

4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị

  • Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.
  • Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.

5. Quản lý hồ sơ nhân sự

  • Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban.
  • Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
  • Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.
  • Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật.

III. Các kỹ năng cần có của nhân viên hành chính văn phòng

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều và liên quan đến nhiều bộ phận, do đó, nếu bạn đang tìm hiểu và muốn ứng tuyển vào vị trí Nhân viên văn phòng thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:

1.Về tố chất:

Công việc hành chính văn phòng yêu cầu những người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Ngoài ra, sự tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học, sắp xếp hiệu quả cũng là yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên văn phòng hành chính.

Thêm nữa, công việc hành chính khá nhẹ nhàng nhưng luôn phải vận động khá nhiều nên bạn cần có sức khỏe tốt để hoàn thành công việc này.

2. Về kỹ năng

Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng đó là: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống, kỹ năng quản lý hành chính văn phòng, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng cơ bản…. 

Có càng nhiều kỹ năng sẽ là một điểm cộng cho bạn khi nộp CV xin việc hành chính văn phòng.

3. Về kinh nghiệm

Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao.

tim viec lam, tim viec lam them, tim viec nhanh va hieu qua

IV. Cơ hội việc làm nhân viên hành chính văn phòng hiện nay ra sao?

Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt.

Cơ hội việc làm của NVVP có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

1. Cấp bậc nhân viên

Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí:

  • Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
  • Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

2. Cấp bậc thư ký

Yêu cầu của cấp bậc này là nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên.

Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ.

Các vị trí có thể làm bao gồm:

  • Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
  • Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

3. Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương khoảng 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ.

Yêu cầu với công việc này là: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành.

Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ) yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.

Trên đây là những thông tin chia sẻ về Công việc Hành chính văn phòng. Nếu bạn yêu thích công việc này, hãy mạnh dạn thử sức nhé!

Copyright © Timviecnhanh24h.vn | Newsphere by AF themes.