Mô tả công việc hành chính

Hành chính là một trong những phòng ban không thể thiếu trong bất kỳ trong một công ty, doanh nghiệp nào hiện nay. Tuy thế nhưng không phải ai cũng biết công việc hành chính là gì hay những nhiệm vụ mà nhân viên hành chính sẽ phải chịu trách nhiệm là gì? Cùng timviecnhanh24h tìm hiểu rõ hơn vấn đề này qua bản mô tả công việc hành chính bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu chung về bộ phận hành chính 

Hành chính là một bộ phận đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách và tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên. 

Mô tả công việc hành chính

Nhiều người xem công việc hành chính là công việc nhẹ nhàng và nhỏ nhặt nhưng thực tế một nhân viên phải làm nhiều công việc cùng một lúc, trách nhiệm của họ khá đa dạng và bao quát. Nhân viên hành chính có thể được xem như người “bảo mẫu” của cả công ty, bởi chỉ cần một ngày không thấy bóng dáng người mẹ này thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay.

Nhân viên hành chính thông thường sẽ phụ trách các nhóm công việc sau đây:

  • Lễ tân văn phòng: trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
  • Thư ký hỗ trợ: sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…
  • Soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.
  • Chấm công, thực thi chính sách: phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định của công ty, thực hiện các chính sách, chấm công cho tất cả nhân viên.
  • Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên, kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết.
  • Duy trì môi trường làm việc: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đôi khi chính nhân viên hành chính sẽ là người đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
  • Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Kỹ năng cần có khi làm công việc hành chính

Kỹ năng giao tiếp

Làm công việc văn phòng nhưng bạn đừng chỉ ngồi suốt ngày cặm cụi trên bàn giấy và máy tính. Hãy tỏ ra nhanh nhẹn và giao tiếp hiệu quả khi báo cáo, họp ý tưởng,… Theo kết quả của một vài nghiên cứu về việc làm hành chính văn phòng thì những nhân viên hành chính có khả năng giao tiếp tốt luôn được đánh giá cao và thăng tiến nhanh gấp nhiều lần so với những nhân viên khác.

Kỹ năng làm việc nhóm

Đây là một kỹ năng cần thiết cho mọi ngành nghề không chỉ mỗi cho công việc hành chính. Một nhân viên hành chính giỏi là khi họ vừa có khả năng làm việc độc lập vừa có kỹ năng làm việc nhóm tốt.

Xem thêm:

“Đa chức năng” 

Nhiệm vụ của nhân viên hành chính phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau từ việc lập kế hoạch, quản lý hồ sơ, lưu trữ các loại giấy tờ hành chính đến việc theo dõi, giám sát các tài tài sản trong công ty… Do đó có thể coi họ là những người “Đa chức năng”. 

Kỹ năng tổ chức

Như đã nói ở phần mô tả công việc của nhân viên hành chính thì đây là công việc cần đảm nhiệm tổ chức các hoạt động nội bộ cho công ty như các hoạt động giải trí, các buổi thuyết trình… Do vậy, kỹ năng tổ chức là điều kiện phải có để hoàn thành tốt công việc này.
Hy vọng bài viết mang lại cho bạn nhiều thông tin bổ ích. Nếu bạn có hứng thú với công việc này, đừng quên truy cập website tuyển dụng iJobs để ứng tuyển một vị trí nhé. Chúc bạn thành công!